Leistung 01
Wenn intern niemand das Projekt führen kann
Ich übernehme Projekte, für die intern gerade keine Kapazität da ist — mit voller Verantwortung für Plan, Budget und Berichtslinie. Klassisch oder agil, je nachdem, was zum Vorhaben passt.
Kennen Sie das?
Die Projektleitung macht eine Kollegin nebenher — und das ist im Projekt spürbar.
Die Statusfolien sind aktueller als der Plan, Entscheidungen werden vertagt statt getroffen.
Die Stelle ist unbesetzt, und das Vorhaben kann nicht auf die Nachbesetzung warten.
Das ist kein Führungsversagen, sondern Arithmetik. Ein Projekt, das nebenher läuft, bekommt die Aufmerksamkeit, die nach dem Tagesgeschäft übrig ist — und das Tagesgeschäft hört nicht auf.
Die zweite Variante ist noch schlichter: Es gibt niemanden. Oder es gibt jemanden, aber die Person ist bereits in drei anderen Vorhaben gebunden.
Sie brauchen keine Beratung, die erklärt, wie Projektmanagement funktioniert. Sie brauchen jemanden, der das Projekt führt.
Was ich übernehme
Planung und Steuerung
Klassisch nach Phasenplan oder agil als Scrum-Setup — je nachdem, was zum Vorhaben passt, nicht was gerade Mode ist. Bei mehreren parallelen Vorhaben: Priorisierung, sichtbare Abhängigkeiten, entschiedene statt vertagte Ressourcenkonflikte.
Budget
Forecast, Mittelabfluss, Nachsteuerung. Im öffentlichen Bereich einschließlich der Vergabe- und Haushaltslogik, die dort den Takt vorgibt.
Berichtslinie
Ein Statusformat, das Ihre Leitungsebene in fünf Minuten liest und aus dem hervorgeht, was entschieden werden muss. Keine Ampelfarben ohne Begründung.
Informationssicherheit als Projekt
Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems nach ISO 27001, in der Automotive-Lieferkette nach TISAX beziehungsweise VDA-ISA: Scope, Risikoanalyse, Maßnahmen, Nachweisführung — mit Terminen, Verantwortlichen und Berichtslinie. Solche Vorhaben scheitern selten am Fachlichen, sondern daran, dass niemand sie als Projekt führt. Zur Klarheit: Ich bin kein zertifizierter Auditor. Die Zertifizierung selbst nimmt eine Zertifizierungsstelle vor.
Wofür ich nicht die Verantwortung trage
Ich führe das Projekt, nicht Ihre Organisation. Personalentscheidungen, Linienführung und Disziplinarisches bleiben bei Ihnen. Fachliche Inhalte kommen aus Ihren Fachbereichen — ich sorge dafür, dass sie rechtzeitig kommen und dass klar ist, wer sie freigibt. Und ich entscheide nichts, was Ihrer Leitung zusteht: Ich bereite Entscheidungen so auf, dass sie entschieden werden können, und benenne, was passiert, wenn sie ausbleiben.
Vorgehen
Bestandsaufnahme
Die erste Woche gehört Interviews, nicht Vorlagen. Auftraggeber, Fachbereich, IT. Dazu die Frage, was bereits entschieden ist — auch das, was informell entschieden wurde und nirgends steht.
Projektauftrag schärfen
Ziel, Umfang, ausdrückliche Nicht-Ziele, Budget, Berichtslinie, Eskalationsweg. Schriftlich und abgestimmt. Kostet ein bis zwei Wochen und spart später Monate.
Plan und Taktung
Meilensteine mit Abnahmekriterien, eine Risikoliste, die gepflegt wird, ein fester Statusrhythmus. Bei agilem Vorgehen: Backlog, Sprintlänge, Definition of Done.
Führen
Wöchentliche Steuerung, Entscheidungen herbeiführen statt sammeln, Forecast fortschreiben. Bei Abweichung früh nachsteuern — und früh sagen.
Übergabe
Übergabefähig dokumentiert ab Tag eins, nicht als Kraftakt am Ende. Zum Abschluss übernimmt eine benannte Person in Ihrem Haus.
Was am Ende in Ihrer Hand liegt
- ein abgestimmter Projektauftrag mit Zielen, Nicht-Zielen und Abnahmekriterien
- ein fortgeschriebener Plan mit dokumentiertem Ist-Stand
- eine Entscheidungs- und Annahmenliste, die nachvollziehbar macht, warum etwas so gelaufen ist
- eine gepflegte Risikoliste mit den getroffenen Maßnahmen
- eine Budgetübersicht mit Forecast und tatsächlichem Mittelabfluss
- eine Übergabedokumentation, mit der Ihre Organisation ohne mich weiterarbeitet
- Auftraggeber
- Unternehmensberatung im SAP-Umfeld, 1200 Mitarbeitende weltweit
- Ausgangslage
- Mehrere Projektanbahnungen forderten ein TISAX-zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem
- Meine Rolle
- Projektleitung zum Aufbau eines ISMS nach TISAX (VDA-ISA, ISO 27001)
- Dauer
- 9 Monate
Ergebnis: Ein, für das externe Audit vorbereitetes und bereits intern auditiertes, ISMS nach Vorgaben des TISAX-Labels.
Wer das macht
Dorian Warning, freiberuflicher Projekt-, Prozess- und Changemanager aus Heidelberg. Sieben Jahre an der Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Führungsebene — in einer Full-Service-Digitalagentur, einer internationalen Unternehmensberatung und im öffentlichen Dienst.
Ich führe keine Methoden-Zertifikate ins Feld, die ich nicht habe. Und wenn ein Mandat nicht zu mir passt, sage ich das im Erstgespräch statt nach Wochen beidseitiger Frustration.
Ein Gespräch, 30 Minuten, kostenfrei.
Erzählen Sie mir, woran es hängt. Am Ende des Gesprächs haben Sie eine klare Sicht auf die nächsten Schritte — unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Passt das zu Ihrer Lage?
Dafür bin ich der Richtige
- Das Vorhaben ist beschlossen, aber intern führt es niemand.
- Die Projektleitung läuft nebenher, und das ist im Projekt spürbar.
- Mehrere Vorhaben laufen parallel und behindern sich gegenseitig.
- Ein Projekt läuft schief und braucht zuerst eine nüchterne Bestandsaufnahme.
- Ein ISMS nach ISO 27001 oder TISAX soll aufgebaut werden.
Dafür nicht
- Linienführung. Personal- und Disziplinarverantwortung bleibt bei Ihnen.
- Softwareentwicklung. Ich führe Vorhaben, in denen entwickelt wird — entwickle aber nicht selbst.
- Zertifizierungen. Weder ausstellen noch auditieren.
- Dauerbesetzung. Ein Mandat endet mit der Übergabe. Wer dauerhaft Projektleitung braucht, braucht eine Stelle, keinen Freiberufler.
- Personalvermittlung. Ich vermittle keine Entwickler und keine Teams.
Häufige Fragen
Übernehmen Sie auch Projekte, die bereits schieflaufen?
Ja, das ist eher die Regel als die Ausnahme. Sinnvoll ist dann ein klar abgegrenzter erster Schritt: Bestandsaufnahme, ehrliche Einschätzung, Vorschlag zum weiteren Vorgehen. Danach entscheiden Sie, ob Sie weitermachen wollen — mit mir oder ohne. Ich halte nichts davon, ein Mandat über eine Situation zu legen, die zuerst nüchtern beschrieben werden muss.
Arbeiten Sie klassisch oder agil?
Beides, und die Entscheidung fällt nach dem Vorhaben, nicht nach Vorliebe. Ein Vorhaben mit festem Termin, festem Budget und klarem Ziel führt man anders als eine Produktentwicklung mit offenem Ergebnis. In der öffentlichen Verwaltung kommt hinzu, dass Haushalt und Vergabe eine Struktur vorgeben, die sich nicht wegdiskutieren lässt.
Wir haben mehrere Projekte gleichzeitig. Können Sie die zusammen steuern?
Ja, das ist ein eigener Zuschnitt: Portfolio-Steuerung statt Einzelprojekt. Der Nutzen liegt weniger in der Berichterstattung als in den Konflikten, die dabei sichtbar werden — dieselbe Fachabteilung, die in drei Vorhaben gleichzeitig zuarbeiten soll, oder zwei Projekte, die auf dieselbe Schnittstelle warten. Solche Konflikte lösen sich nicht von selbst; sie werden entschieden oder sie verzögern beide Vorhaben.
Wie wird der Aufwand kalkuliert?
Nach Aufwand, mit einer Schätzung, die vor Beginn steht. Im Erstgespräch klären wir Lage, Ziel und Zeitrahmen; danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Vorgehen und Umfang — und eine klare Aussage, ob ich der Richtige bin.